Personio Zeiterfassung: Flexible, konforme Anwesenheitsverwaltung
Einführung: Die Zeiterfassungs-Neugestaltung 2024
Im Dezember 2024 kündigte Personio wesentliche Verbesserungen für die Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung an, die „eine flexible, automatisierte und integrierte Möglichkeit zur Verwaltung von Arbeitszeiten und Anwesenheit" einführen. Die Plattform ermöglicht nun hochgradig konfigurierbare Arbeitszeiten, Richtlinien und Genehmigungsprozesse, die sowohl gesetzeskonform als auch auf den einzigartigen Ansatz jeder Organisation abgestimmt sind.
Kombiniert mit der Einführung der neuen Timesheet-Oberfläche im Oktober 2024 verwandeln diese Updates die Personio-Zeiterfassung von einfacher Anwesenheitsprotokollierung zu umfassendem Workforce Management.
Neue Timesheet-Oberfläche
Klare, konsolidierte Zeitansicht
Die neu gestaltete Timesheet-Erfahrung bietet:
Einheitliches Dashboard: Alle erfassten Stunden in einer Ansicht Kalender-Visualisierung: Wochen- und Monatsansichten der Anwesenheit Schnelleingabe: Schnelles Erfassen von Arbeitsstunden, Pausen, Abwesenheiten Echtzeit-Saldo-Updates: Urlaubs- und Überstundensalden passen sich automatisch an Mobil-optimiert: Voll funktionsfähig auf Smartphones und Tablets
Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten sofortige Klarheit über geleistete Stunden, verbleibende Urlaubssalden und Anwesenheitsmuster.
Vereinfachte Zeiteingabe
Mehrere Eingabemethoden unterstützen verschiedene Arbeitsstile:
Mobile-App-Taste: Erfassung mit einem Fingertipp starten/stoppen Manuelle Eingabe: Stunden für bestimmte Daten eingeben Masseneingabe: Volle Woche mit Standardstunden schnell hinzufügen Vorlagen-Anwendung: Wiederkehrende Zeitplan-Muster verwenden Import: Zeitdaten aus externen Systemen hochladen
Flexibilität berücksichtigt Büromitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Schichtarbeiter und Remote-Teams.
Flexible Erfassungsmethoden
Multimodale Zeiterfassung
Mitarbeiter erfassen Zeit, wie und wo sie arbeiten:
Mobile App: Direkt vom Smartphone aus überall erfassen Web-Oberfläche: Stunden vom Desktop-Browser aus protokollieren Hardware-Terminals: Ein-/Ausstempeln an Büro-Kiosken API-Integration: Zeiterfassungsgeräte, Badge-Scanner, biometrische Systeme verbinden
Alle Methoden speisen in die konsolidierte Personio-Datenbank ein – keine manuelle Konsolidierung erforderlich.
Standortverfolgung
Neues Feature von 2024: Mitarbeiterstandort beim Erfassen der Arbeitszeit aufzeichnen:
Arbeitsplatz-Definitionen: Spezifische genehmigte Standorte einrichten (Büro, Kundenstandorte, Remote) Automatische Aufzeichnung: GPS-Koordinaten werden beim Start der Zeiterfassung erfasst Prüfungs-Kennzeichnung: Einträge hervorheben, die außerhalb festgelegter Standorte aufgezeichnet wurden Compliance-Unterstützung: Überprüfen, ob Arbeitsplatzanforderungen erfüllt werden Datenschutz-Kontrollen: Mitarbeiter sind sich bewusst, dass Standort verfolgt wird, können aufgezeichnete Daten einsehen
Dies kommt besonders Organisationen mit Außendienstmitarbeitern, Multi-Site-Betrieben oder standortspezifischen Lohnsätzen zugute.
Automatisierte Genehmigungen
Intelligentes Genehmigungs-Routing
Die Updates vom Dezember 2024 führten automatisierte Genehmigungslogik ein:
Bedingte Auto-Genehmigung: Timesheets, die Kriterien erfüllen, werden automatisch genehmigt
- Standardstunden innerhalb der Richtlinie
- Keine genehmigungspflichtige Überstunden
- Keine Abwesenheitsüberschneidungen oder Konflikte
Regelbasiertes Routing: Spezifische Bedingungen lösen Manager-Prüfung aus
- Überstunden über Schwellenwert
- Stunden an ungewöhnlichen Standorten protokolliert
- Timesheet-Diskrepanzen oder Fehler
Manager-Ausnahme-Prüfung: Vorgesetzte sehen nur Timesheets, die Aufmerksamkeit erfordern
Dies reduziert die administrative Belastung der Manager drastisch – keine Genehmigung dutzender Routine-Timesheets mehr.
Genehmigungs-Workflow-Funktionen
Fristendurchsetzung: Timesheets fällig bis zu bestimmtem Tag/Uhrzeit Erinnerungsbenachrichtigungen: Mitarbeiter werden vor Fristablauf benachrichtigt Eskalation: Überfällige Timesheets werden an HR gekennzeichnet Massengenehmigung: Manager genehmigen mehrere Timesheets gleichzeitig Ablehnung mit Kommentaren: Timesheets zur Korrektur zurücksenden Audit-Trail: Vollständige Historie von Genehmigungen, Ablehnungen, Änderungen
Konfigurierbare Arbeitszeiten
Hochflexible Zeitplan-Richtlinien
Richten Sie Zeitpläne ein, die zu Ihrer Belegschaft passen:
Standardzeitpläne: Feste tägliche/wöchentliche Stunden (z. B. Montag-Freitag 9-17 Uhr) Flexible Zeitpläne: Kernzeiten mit flexiblem Start/Ende Schichtzeitpläne: Wechselnde Schichten, täglich unterschiedliche Zeiten Teilzeit-Zeitpläne: Reduzierte Stunden, variable Tage Komprimierte Arbeitswochen: Längere Tage, weniger Tage pro Woche Benutzerdefinierte Muster: Jede benötigte Zeitplan-Konfiguration
Jeder Mitarbeiter kann einen individuellen Zeitplan haben oder eine Vorlage mit Kollegen teilen.
Automatisierte Pausenzeit-Verwaltung
Personio gewährleistet gesetzliche Konformität mit Pausenanforderungen:
Vorgegebene Pausen: Standard-Pausendauer festlegen (30 Minuten, 1 Stunde) Automatischer Abzug: Pausen werden automatisch von Arbeitsstunden abgezogen Flexible Pausenerfassung: Option zur Erfassung tatsächlicher Pausenzeiten Compliance-Regeln: Mindestpausenanforderungen basierend auf geleisteten Stunden durchsetzen Bezahlte vs. unbezahlte Pausen: Vergütungsbehandlung konfigurieren
Kein Risiko pausenbezogener Compliance-Verstöße.
Überstunden-Management
Automatisierte Überstunden-Berechnung
Personio berechnet Überstunden basierend auf Ihren Richtlinien:
Tägliche Überstunden: Stunden über täglichem Schwellenwert (z. B. >8 Stunden) Wöchentliche Überstunden: Stunden über wöchentlichem Schwellenwert (z. B. >40 Stunden) Wochenend-Zuschlag: Premium-Sätze für Samstag/Sonntag-Arbeit Feiertagssätze: Spezielle Vergütung für Feiertagsarbeit Zeitausgleich: Option, Überstunden als Freizeit statt Bezahlung zu verbuchen Überstunden-Obergrenzen: Maximal zulässige Überstunden pro Zeitraum
Berechnungen erfolgen automatisch – keine Tabellenkalkulations-Mathematik erforderlich.
Überstunden-Genehmigungs-Workflows
Überstunden proaktiv kontrollieren:
Vorab-Genehmigung erforderlich: Überstunden müssen vor Leistung genehmigt werden Nachträgliche Prüfung: Manager genehmigt nach Timesheet-Einreichung Automatische Warnungen: Benachrichtigung, wenn Mitarbeiter sich Überstunden-Schwellenwert nähert Budget-Verfolgung: Überstunden-Kosten vs. Budget überwachen
Abwesenheits-Integration
Einheitliche Zeit- und Abwesenheitsansicht
Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung verbinden sich nahtlos:
Kalender zeigt beides: Arbeitsstunden und Abwesenheiten in einer Ansicht Automatische Abzüge: Urlaub, Krankheit reduzieren verfügbare Salden Konflikt-Prävention: System verhindert Protokollierung von Arbeitsstunden während genehmigter Abwesenheit Abwesenheitstypen: Verschiedene Abwesenheitskategorien (Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Elternzeit) Übertragungsregeln: Automatische Handhabung von ungenutztem Urlaub Accrual-Verfolgung: Salden aktualisieren basierend auf Richtlinien-Regeln
Mitarbeiter sehen immer aktuelle Urlaubssalden neben Anwesenheit.
Compliance und gesetzliche Anforderungen
Eingebaute Compliance-Funktionen
Personio hilft bei der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen:
Arbeitszeitrichtlinien-Konformität: EU-Arbeitszeitgrenzen werden eingehalten Ruhezeiten-Durchsetzung: Mindestzeit zwischen Schichten Maximale Arbeitszeiten: Tägliche und wöchentliche Grenzen konfigurierbar Schutz minderjähriger Mitarbeiter: Spezielle Regeln für Arbeitnehmer unter 18 Dokumentationsanforderungen: Anwesenheitsaufzeichnungen gemäß gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt Export für Audits: Konforme Berichte für Arbeitsinspektionen generieren
Unterschiedliche Regeln nach Land/Region – Personio passt sich lokalen Anforderungen an.
Berichterstattung und Analytik
Umfassende Zeiterfassungs-Berichte
Zugriff auf detaillierte Anwesenheits-Analysen:
Individuelle Anwesenheit: Mitarbeiterspezifische Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Überstunden Team-Übersicht: Abteilungs-Anwesenheitsmuster Überstunden-Analyse: Wer arbeitet übermäßig viele Stunden, Überstunden-Kosten Abwesenheitsraten: Krankheitszeiten, Urlaubsnutzung nach Team Compliance-Prüfungen: Stunden über Grenzen, fehlende Pausenzeiten Gehaltsabrechnungs-Integrationsdaten: Geleistete Stunden für Vergütungsverarbeitung
Geplante Berichte: Automatisierte Lieferung wöchentlicher/monatlicher Anwesenheitszusammenfassungen
Einblicke für Workforce Planning
Zeiterfassungsdaten ermöglichen strategische Entscheidungen:
Kapazitätsanalyse: Sind Teams basierend auf Überstunden-Mustern unterbesetzt? Saisonale Besetzung: Identifizieren, wann zusätzliche Ressourcen benötigt werden Produktivitätsmuster: Wann sind Teams am produktivsten/am wenigsten produktiv? Remote vs. Büro: Anwesenheitsmuster nach Arbeitsort Schicht-Optimierung: Zeitpläne basierend auf tatsächlichen Arbeitsmustern anpassen
Gehaltsabrechnungs-Integration
Automatisierter Datenfluss
Zeiterfassung verbindet sich direkt mit Gehaltsabrechnung:
Automatischer Export: Geleistete Stunden, Überstunden, Abwesenheiten fließen in Gehaltsabrechnung Echtzeit-Synchronisation: Gehaltsabrechnung spiegelt immer aktuelle Anwesenheitsdaten wider Fehlerreduktion: Keine manuelle Timesheet-Transkription Mehrere Lohnsätze: Verschiedene Sätze nach Stundentyp (regulär, Überstunden, Feiertag) Zusatzvergütung: Provision, Boni zusätzlich zum Stundenlohn Abzugs-Handhabung: Unbezahlte Freizeit reduziert Vergütung automatisch
Gehaltsabrechnung wird schneller, genauer, dramatisch weniger manuell.
Mobile Zeiterfassung
Voll ausgestattete Mobile App
Mitarbeiter verwalten Zeit von Smartphones:
Schnelles Ein-/Ausstempeln: Ein Tastendruck zum Starten/Stoppen der Erfassung Pausen-Protokollierung: Pausenstart- und -endzeiten aufzeichnen Abwesenheitsanträge: Urlaubsanträge von Mobilgerät einreichen Saldo-Prüfungen: Verbleibenden Urlaub, Krankheitszeiten, Zeitausgleich anzeigen Zeitplan-Zugriff: Bevorstehende Schichten und Arbeitszeiten einsehen Benachrichtigungen: Warnungen für Timesheet-Fristen, Genehmigungsstatus
Für Außendienstmitarbeiter und Remote-Mitarbeiter ist die Mobile App die primäre Zeiterfassungs-Schnittstelle.
Manager-Zeiterfassungs-Tools
Team-Überwachungs-Funktionen
Manager überwachen und genehmigen Team-Anwesenheit:
Team-Kalender: Visuelle Übersicht, wer wann arbeitet Genehmigungs-Warteschlange: Ausstehende Timesheets, die Prüfung erfordern Überstunden-Warnungen: Benachrichtigungen, wenn Teammitglieder Schwellenwerte überschreiten Abdeckungsansicht: Ausreichende Besetzung jeden Tag sicherstellen Schnellbearbeitungen: Timesheet-Fehler korrigieren Kommentare: Notizen zu Timesheets hinzufügen
Manager kontrollieren Team-Zeitverwaltung ohne HR-Vermittlung.
Best Practices für Zeiterfassung
Klare Richtlinien: Zeiterfassungs-Erwartungen und -Verfahren kommunizieren Manager-Schulung: Sicherstellen, dass Vorgesetzte Genehmigungsverantwortung verstehen Regelmäßige Audits: Periodisch auf Compliance und Genauigkeit prüfen Mitarbeiter-Selbstbedienung: Arbeitnehmer befähigen, eigene Timesheets zu verwalten Automatisierte Erinnerungen: Verspätete/fehlende Timesheets reduzieren Standort-Richtlinien: Definieren, wann Standortverfolgung gilt Überstunden-Kontrollen: Proaktives Management verhindert Budget-Überschreitungen Mobile-Aktivierung: Sicherstellen, dass Außendienstmitarbeiter App-Zugriff haben Gehaltsabrechnungs-Integrationstests: Überprüfen, dass Daten korrekt fließen Kontinuierliche Verbesserung: Richtlinien basierend auf Nutzungsmustern verfeinern
Häufige Zeiterfassungs-Herausforderungen gelöst
Verspätete Timesheet-Einreichung: Automatisierte Erinnerungen und Fristendurchsetzung Manager-Genehmigungs-Verzögerungen: Auto-Genehmigung für Standardstunden, nur Ausnahme-Prüfung Timesheet-Fehler: Validierungsregeln verhindern ungültige Einträge Überstunden-Überraschungen: Echtzeit-Verfolgung und Warnungen verhindern unerwartete Überschreitungen Compliance-Verstöße: Eingebaute Regeln setzen gesetzliche Anforderungen durch Gehaltsabrechnungs-Diskrepanzen: Automatische Integration eliminiert manuelle Fehler Komplexe Zeitpläne: Flexible Konfiguration berücksichtigt jedes Arbeitsmuster Remote-Mitarbeiter-Verfolgung: Mobile App mit Standortaufzeichnung Genehmigungs-Engpässe: Massengenehmigung und automatisiertes Routing Daten-Konsolidierung: Alle Erfassungsmethoden speisen in ein System
Fazit: Moderne Zeiterfassung für moderne Belegschaften
Personios neu gestaltete Zeiterfassungs-Plattform, die im Laufe des Jahres 2024 verbessert wurde, bietet die Flexibilität, die moderne Organisationen benötigen, während sie die Compliance-Strenge aufrechterhält, die regulatorische Umgebungen erfordern. Von automatisierten Genehmigungen über Standortverfolgung, mobile Eingabe bis hin zur Gehaltsabrechnungs-Integration behandelt die Plattform Zeit und Anwesenheit umfassend.
Organisationen, die Personio-Zeiterfassung verwenden, berichten über erhebliche Zeitersparnisse für Manager (über 80% Reduktion bei Genehmigungs-Administration), verbesserte Gehaltsabrechnungs-Genauigkeit, besseres Compliance-Vertrauen und verbesserte Mitarbeitererfahrung durch vereinfachtes Timesheet-Management.
Ob Sie Büroteams, Schichtarbeiter, Außendienstmitarbeiter oder verteilte Remote-Belegschaften verwalten, Personio bietet die Tools für effektives, effizientes, konformes Zeit- und Anwesenheitsmanagement.
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